Một vài biện pháp quản lý hồ sơ sổ sách văn phòng

Nhấn vào đây để tải về
Hiển thị toàn màn hình
Báo tài liệu có sai sót
Nhắn tin cho tác giả
(Tài liệu chưa được thẩm định)
Nguồn: Phạm Vũ Linh Nhật
Người gửi: Phạm Thị Thái (trang riêng)
Ngày gửi: 12h:23' 22-11-2011
Dung lượng: 5.2 MB
Số lượt tải: 572
Số lượt thích: 0 người
1. Tên đề tài:

MỘT VÀI BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ SỔ SÁCH VĂN PHÒNG

2. Đặt vấn đề:

Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Công tác văn thư của trường luôn gắn liền với lãnh đạo cơ quan, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác của đơn vị. Hồ sơ sổ sách của một đơn vị là toàn bộ những văn bản hành thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ năm học, được lưu trữ hằng năm. Bởi vì làm bất cứ một việc hay tổ chức một hoạt động nào cũng phải đi từ kế hoạch cụ thể đến việc triển khai thực hiện đến báo cáo kết quả…

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Quan hệ giữa văn phòng và các bộ phận công tác trong nhà trường phải có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ để đảm bảo thông tin hai chiều nhanh chóng và chính xác, phục tốt hơn cho các hoạt động của nhà trường.
Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú đa dạng, do đó mà nhu cầu quản lý, lưu trữ tài liệu một cách hợp lý là cần thiết trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm việc phát hành, tiếp nhận, quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ sổ sách hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Vì vậy, là một nhân viên văn thư trong quá trình làm việc đã có những biện pháp cụ thể được áp dụng đem lại hiệu quả trong công việc. Chính vì vậy mà tôi đã chọn đề tài trên.

Công tác văn thư là một hoạt động vô cùng phong phú và đa dạng, là nơi trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của nhà trường. Vì vậy, đòi hỏi trong công việc phải có nhiều đầu tư, cố gắng nổ lực mới có thể làm tốt công tác văn phòng. Vì khả năng và thời gian có hạn nên tôi chỉ giới hạn đề tài trong phạm vi “Một vài biện pháp quản lý hồ sơ sổ sách văn phòng”. Đây là đề tài mà tôi tâm đắc trong quá trình làm việc.

3. Cơ sở lý luận:

Văn phòng là một bộ phận làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi trao đổi, thu thập và tiếp nhận thông tin.
Khi tiến hành bất kể một hoạt động nào cũng đều phải có kế hoạch, kế hoạch hoạt động là toàn bộ những công việc cần phải làm để thực hiện một mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, khi tiến hành làm bất cứ một việc gì ta cũng đều phải có kế hoạch cụ thể: Từ việc xác định những việc làm cụ thể, thời gian tiến hành đến các văn bản hồ sơ tham khảo của các năm học trước, công văn chỉ đạo hướng dẫn của cơ quan cấp trên liên quan đến công việc đang làm. Các hồ sơ sổ sách đó khi cần phải được tìm và cung cấp kịp thời. Đó đó, đòi hỏi đến công tác quản lý hồ sơ sổ sách của bộ phận văn phòng. Đây là một việc làm thường xuyên và thiết thực của nhân viên văn thư trong những năm qua.
Để quản lý tốt hồ sơ sổ sách, nhân viên văn thư cần xác định được các loại hồ sơ sổ sách mà mình phải lưu trữ hằng năm, làm tốt được một năm sẽ là tiền đề cho những năm học tiếp theo.
Thực tế đẽ cho thấy việc lưu trữ đầy đủ các loại hồ sơ sẽ góp phần rất lớn cho những công việc tiếp theo, giúp bộ phận văn phòng nắm chắc được các số liệu để cung cấp cho các bộ phận trong việc thực hiện công việc của mình.

4. Cơ sở thực tiễn:

 
Gửi ý kiến